Comment choisir son logiciel de prospection pour mieux vendre ?

À quoi sert un logiciel de prospection ?

Le logiciel de prospection téléphonique fait partie des outils incontournables du commercial. Son objectif est de permettre aux commerciaux d’assurer un volume d’appels important tout en préservant leur confort, d’améliorer le ciblage des prospects et d’enrichir la base de données des contacts qualifiés.

L’utilité d’une telle solution n’est donc plus à démontrer mais la sélection peut parfois être difficile lorsqu’on constate la richesse de l’offre sur le marché. Et un mauvais choix peut avoir des conséquences non négligeables : augmentation du taux de turnover de l’équipe, baisse de productivité, lassitude des commerciaux ou encore engagements contractuels non désirés…

Les critères de sélection d’un outil de prospection

Une solution qui plaît aux commerciaux

Avant de trouver la solution idéale, il faut penser à respecter certains critères. Le premier aspect à ne pas négliger est l’aspect humain : l’outil dont vous allez équiper votre entreprise va être utilisé par les commerciaux. À l’instar d’un CRM, un logiciel de prospection téléphonique peut lui aussi être rejeté par l’équipe de vente et vous aurez alors perdu du temps, de l’argent et l’adhésion de votre équipe. 

Vous devez donc intégrer vos commerciaux au processus de test et d’acquisition. Échangez avec eux, demandez-leur quels sont leurs besoins, observez la façon dont ils utilisent les outils actuels. Lorsque vous testez une solution, choisissez une formule « équipe » pour que vos sales puissent tester ensemble l’outil. Vous pourrez ainsi opter pour un outil qui remportera l’adhésion de votre équipe.

Un outil fiable et performant

Lors du test, n’hésitez pas à tester les performances de l’outil et à faire plusieurs actions en même temps. Pensez aussi à tester en conditions réelles, c’est-à-dire en faisant travailler toute votre équipe commerciale dessus pendant quelques heures pour voir si le système est assez solide.

L’expérience utilisateur avant la technique

La solution que vous allez choisir doit être simple d’utilisation et ne pas nécessiter de compétences techniques. Gardez en tête que votre objectif est de fournir un outil auquel les commerciaux s’adapteront facilement et qui leur permettra de se concentrer sur leur cœur de métier. Plutôt que miser sur une technologie performante, misez sur une expérience utilisateur réussie.

Un modèle économique clair

Certaines solutions peuvent proposer un tarif intéressant puis finalement avoir des coûts cachés, notamment avec des mensualités qui peuvent augmenter en fonction de la taille de la base de données, du nombre de contacts enregistrés ou de la taille de l’hébergement. Vous devez aussi prêter attention à la durée d’engagement.

Avant de faire votre choix, il faut donc que vous sachiez précisément combien l’outil va vous coûter sur la durée. Pour cela, soyez sûr de vos besoins et prenez une solution adaptée afin d’éviter de vous retrouver avec des fonctionnalités inutiles que vous serez obligé de payer. En revanche, si vous avez un plan de développement commercial à moyen terme, prévoyez l’intégration de fonctionnalités qui seront indispensables à votre activité dans les semaines ou mois à venir.

SaaS ou logiciel ?

Le choix de la technologie dépend de vos besoins. Si vos commerciaux sont tous réunis dans un même cell-center ou bureau et qu’ils n’ont pas de déplacements à effectuer, le choix du logiciel s’impose tout naturellement. Vous aurez ainsi moins de frais liés, comme le coût de l’hébergement par exemple. De plus, vos données seront stockées sur vos ordinateurs, ce qui peut intéresser les personnes soucieuses de la propriété des données.

Si en revanche votre équipe est dispersée un peu partout en France ou dans le monde ou que vos commerciaux sont régulièrement en déplacement, une solution SaaS sera bien plus adaptée. Vous pourrez généralement y accéder depuis n’importe quel appareil (smartphone, tablette, ordinateur) pour peu que vous ayez une connexion internet suffisante.

Les différents types de logiciel de prospection téléphonique

On distingue essentiellement trois types de logiciels de prospection téléphonique.

Les systèmes prédictifs ou « predictive dialer »

Ce type de solution permet de composer plusieurs numéros en même temps et d’affecter la première ligne décrochée au premier opérateur disponible. En revanche, si aucun commercial n’est disponible, les différentes lignes appelées sont toutes raccrochées. Un logiciel doté d’un système de numérotation prédictive peut :

• Détecter les faux numéros
• Composer en simultanée plusieurs numéros
• Rappeler automatiquement les numéros occupés
• Transférer le premier appel décroché au premier agent disponible
• Raccrocher automatiquement si aucun opérateur n’est disponible

L’objectif des systèmes prédictifs est d’offrir une productivité maximale et de décharger l’agent de toute manipulation technique. Le principal défaut est que les commerciaux ne sont pas toujours préparés à gérer l’appel qui leur est affecté et ont donc souvent besoin de quelques secondes d’adaptation. Malheureusement, ces quelques secondes sont perceptibles au téléphone et le prospect comprend rapidement qu’il fait l’objet d’un démarchage commercial à la chaîne, ce qui casse la spontanéité de la conversation.

Le mode preview ou « preview dialer »

Le système preview gomme les défauts évoqués dans le mode prédictif puisqu’il privilégie une approche plus qualitative. Ainsi, l’outil affecte des prospects aux commerciaux mais ceux-ci ont la possibilité de consulter les fiches avant de lancer l’appel. Ces fiches contiennent de nombreux détails sur les leads à appeler comme les coordonnées mais aussi le contenu des échanges précédents. L’agent peut ensuite lancer la numérotation en un clic une fois qu’il s’estime prêt à appeler la personne.

Tout comme le système prédictif, le mode preview est capable de détecter les faux numéros et de rappeler automatiquement les numéros occupés. Ce système permet au commercial d’avoir un aperçu de la fiche descriptive de la prochaine personne à contacter. Une méthode particulièrement utile pour les cas où l’historique de contact est important ou lorsqu’une recherche d’information complémentaire sur le web ou les réseaux sociaux est nécessaire pour obtenir plus de données sur le prospect. Grâce aux informations enregistrées dans l’outil, le commercial peut ensuite adapter son discours aux informations qu’il a lues.

Le mode progressif

Ce système permet de combiner l’efficacité du système preview et celle du système predictive dialer. L’outil de prospection fait remonter automatiquement les fiches à appeler et compose le numéro de la personne dès qu’un appel est statué.

Les agents disposent donc de toutes les informations disponibles sur le prospect dès le lancement de l’appel tout en éliminant la partie « lancement manuel de l’appel », ce qui permet de diminuer le laps de temps entre deux prises de contact et donc d’augmenter la productivité des commerciaux.

Cette solution est très efficace si vos commerciaux doivent passer des dizaines ou des centaines d’appel par jour car elle permet d’une part d’éviter la peur de l’échec inhérente à la prospection téléphonique sans informations préalables sur le contact et d’autre part d’éliminer tout contre-productive liés au lancement d’appels manuels.

Le chatbot vocal

Parmi les trois systèmes évoqués ci-dessus, le point commun est la disponibilité des agents humains. En plus du logiciel, vous devez donc prévoir des coûts liés au recrutement des membres de votre équipe, aux salaires, aux charges sociales et à la formation. Un autre système est aussi disponible si vous lancez votre activité et n’avez pas les moyens de monter une grosse équipe commerciale : le chatbot vocal pour mener des campagnes de prospection téléphonique.

Grâce à la puissance de l’intelligence artificielle, au traitement automatique du langage, à l’enrichissement automatique de la base de données et à la voix de synthèse, l’agent virtuel conversationnel est en mesure de réaliser une partie des tâches jusqu’ici effectuées par des opérateurs humains. Ainsi, les tâches les plus chronoghages sont effectuées par le chatbot, ce qui permet aux agents de se concentrer sur les appels importants où l’humain ne peut pas être remplacé. 

L’importance d’un bon logiciel de prospection

Pour être efficace, l’agent commercial doit absolument disposer d’une base de données qualifiée. En effet, il n’est pas rare que des entreprises achètent des bases de données et que la qualification soit faite par téléphone. Cette action chronophage n’apporte pas de réelle valeur à l’entreprise puisqu’une grande partie du temps du commercial est consacré à la qualification des prospects plutôt qu’à la négociation et la conclusion de contrats. De plus, cela a un impact sur le moral des agents qui ne peuvent pas se concentrer sur leur cœur de métier.

La solution Prélead peut modifier votre démarche de prospection téléphonique en vous faisant gagner en confort de travail et en productivité. Grâce à un suivi précis de l’activité commerciale, le commercial connaît ses statistiques (succès, qualification ou échec) et donc son taux d’avancement par rapport aux objectifs.

Pour le manager, l’outil permet d’affecter les différents contacts dans la base de données à ses équipes et de suivre l’avancement commerciale de chaque équipe ou individu.

Concernant la qualification de la base de données, les fiches des leads s’enrichissent automatiquement en fonction de leurs actions sur le site web et des scénarios de marketing automation mis en place.

Ce type de logiciel est aujourd’hui indispensable à toute entreprise effectuant des actions commerciales car cela permet de concentrer les efforts humains sur les tâches à valeur ajoutée, et donc d’augmenter la productivité et le chiffre d’affaires.